Зафиксируйте состав заказа и условия
Перед договором проверьте принятые позиции: наименование, количество, единицы и цену. Для нескольких товаров особенно полезно сверить состав заказа построчно. Изменения лучше согласовать до подготовки платёжных документов, чтобы предложение, договор и счёт не описывали разные партии.
Заполните реквизиты компании в профиле. Эти сведения используются в документах, поэтому название, адрес и банковские данные нужно проверить внимательно. На этапе договора клиент может передать подписанный документ или свою форму для дальнейшего согласования.
Разделяйте оплату и её подтверждение
Proforma Invoice показывает согласованные условия платежа. Если предусмотрены предоплата и остаток, ориентируйтесь на сумму текущего платежа, а не только на общую стоимость заказа. После перевода загрузите платёжный документ и выполните подтверждение отправки в заявке.
Отправленное платёжное поручение и подтверждённое поступление средств — разные события. Менеджер отмечает получение оплаты отдельно. Такая последовательность помогает понять, какое действие уже выполнено и чего ожидает следующий этап.
Подготовьте отгрузку во время производства
В заявке отображаются начало и завершение производства. Пока товар готовится, можно уточнить требования к маркировке коробок: текст, обозначения и необходимые образцы. Передайте их до упаковки, чтобы менеджер успел учесть требования при подготовке отгрузки.
Проверьте сведения, влияющие на доставку: состав партии, упаковку, вес и размеры. Если условия меняются, обсудите это в чате заявки. Расчёт доставки зависит от согласованных исходных данных; предварительную оценку следует отличать от окончательных условий.
Проверьте документы и дальнейшие этапы
В зависимости от этапа в заявке доступны договор, Proforma Invoice и документы отгрузки, включая Packing List и Commercial Invoice. Сверяйте товарные позиции и реквизиты между документами. Файлы и фотографии помогают сохранить контекст, но вопросы по содержимому лучше задавать до подтверждения соответствующего этапа.
- Проверьте состав и количество отгружаемых товаров.
- Согласуйте маркировку и необходимые сведения об упаковке.
- Скачайте актуальные документы по заявке.
- Следите за переходами от готовности к отгрузке до получения.
После получения товара
Подтвердите получение в личном кабинете, когда товар действительно получен. История заявки сохраняет последовательность действий и помогает вернуться к согласованным условиям. Если обнаружилось расхождение, сообщите менеджеру, указав позицию, количество и приложив фотографии.